PMP知识分享：项目经理如何做好沟通？
(编辑：广州慧翔企业管理咨询有限公司（优培东方） 日期：2020年06月28日 浏览：次
PMP小知识：Communication Styles Assessment. 沟通风格评估 规划沟通活动时，用于识别与相关方开展沟通的优选沟通方法、形式和内容的一种技术。Communication Technology. 沟通技术 用于项目相关方之间传递信息的特定工具、系统或计算机程序等。Conduct Procurements. 实施采购 获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
项目经理需要对沟通的对象给予充分的关注。通常项目经理都需要对一些特定的人员进行正式和非正式的沟通和交流。如果没有与需要沟通的人进行沟通，项目面临的风险就会大大增加。实施项目管理时，如果未能充分认识到沟通的重要性，就会让项目处在风险之中。
一、沟通对象
沟通对象可以分为三大类：
(1)直接参与项目的人员——主要是指项目团队成员，但同时还包括对项目交工活动及对相关交工活动负有一定责任的供应商和其他第三方人员;
(2)项目客户方——接受项目交付的一方;
(3)其他干系人——包括任何受项目影响或能够对项目成果产生影响的人员，这是一个包含面广泛的群体。
那项目经理针对不同类别的人员进行沟通时应该考虑哪些因素呢?
一) 项目团队
项目经理日常的沟通主要是在项目团队成员之间进行。
二）项目经理要做的工作
项目团队从设立时起，项目经理就需要向团队成员说明需要开展的工作，需要对他们的工作给予指导。除此以外，项目经理还需要做到如下几点：
1 由于项目计划和项目范围会在项目生命周期内发生变化，因此，项目经理需要对此作出解释，不断提供最新的信息，让成员理解这些变化。
2 提出具体的指导意见，说明工作任务由谁具体承担。
3 激励团队成员，让他们能够采取有效措施，高效率地完成工作。
4 明确各个团队成员的工作进展与项目进展之间的内在联系。
5 为团队成员提供支持，确保各项工作顺利进行。
6 出现问题、遇到风险时，能够充分把握遇到的问题和风险。
7 对团队整体动态和各个成员的动态有充分的理解和把握，这样，无论需要采取什么样的管理措施，都能够做好筹划和执行工作。
8 倾听团队成员的意见和心声，使他们能够常常提供重要的信息、优秀的创意和建议。
要做到这些，项目经理必须能够认识到什么样的信息是与项目团队的相关信息，什么样的方法是与团队成员进行沟通的最佳方法。
二、项目经理要考虑的沟通问题
项目经理对项目团队由哪些人员构成应该一目了然，但项目经理需要认真思考以下问题：
1 究竟需要把谁纳入日常的沟通范围之中；
2 是否已将在项目中起到重要作用的供应商纳入自己的沟通对象之中了；
3 在你实施项目管理时，有没有一些专家，他们虽然参与项目的时间较短，但却承担着重要的作用(对这样的一些人员，你当然也需要像对待项目团队的其他核心人员一样，与他们进行充分沟通)。
除非能够保证参与项目的每个人都已经明白他们需要承担的工作，并且都能够完成他们所承担的工作，否则，你就需要与他们进行更为充分的沟通。
三、项目干系人
根据项目的不同，项目干系人所具有的重要性也表现出极大的不同。对一些小型项目和一些交付成果影响范围有限的项目来说，项目经理基本不用考虑项目干系人。但是，对那些大型的企业变革性的项目群，以及那些具有重要影响的项目群(比如修建大型公路这样的项目)，与项目干系人沟通就成为项目群管理的一个重要内容。就与项目干系人的沟通而言，项目经理需要注重如下几个方面的工作：
第一，确定项目干系人——谁能够对项目产生影响，谁会受到项目的影响。
第二，评估项目干系人与项目之间的关系——他们是仅仅与项目有联系，还是能够对项目进展起到关键性的作用。
第三，找出对项目成功起着重要作用的干系人——要对可能阻碍项目实施的所有人员进行管理。
第四，找出深受项目成果影响的干系人——这也是项目本身的目标。比如，就修建新路这一项目来说，修建新路会对许多人产生影响。有人会积极支持这一项目，因为修路能够带来便捷的交通;而有人则会极力反对，因为修路会让他们生活的环境变得嘈杂。
这些人可能并不会对项目本身的成功产生影响，因此项目经理可能会认为不用理会这些人的意见，但项目发起人可能会要求项目经理充分考虑这些人员的意见，尽量减少项目对他们造成的不利影响。通常，对大型项目来说，把这些人的意愿考虑在内，是项目成功的一个重要因素。
四、客户
项目客户可以分为如下类别：项目发起人、项目投资方、项目受益方、项目成果的最终使用方、项目产品的终端顾客。
项目经理需要在日常的工作中与相关的客户方交谈，倾听他们的心声。场合不同，项目的相关客户也各不相同，因此，项目经理必须拿出时间，分清哪些客户是自己应该面对的客户。一般来说，项目经理需要做到如下几点：
1 确定谁是自己的客户
确定谁是自己面对的客户并不像表面看起来那样简单。参与任何项目的管理工作时，项目经理都应该仔细考虑一下，确保自己明白不同的客户群体会对项目的成功起到什么样的作用。
2 确定相对关键、相对重要的客户群体
并不是所有类别的客户都有一样的表现，项目经理的时间有限，根本不可能与每个人都进行充分的沟通。当然，不应将这些问题当作项目管理不善的借口和托词，但必须注意，要把主要的时间投入到最为重要的那类客户身上去。
3 确定对客户有用的信息
不同类别的客户具有不同的信息需求。对负责财务出身的客户来说，在项目已经花费了多少和项目进展如何这两个问题上，他更关心的是前者;项目产品的终端客户更关心的则是项目的最终成果将如何实现与其自身需求相匹配这一问题。
4 确定信息传递的最佳时机、途径和方法
对有些类别的客户，需要进行经常性的沟通交流，甚至需要每天沟通;而对有些客户，偶尔与其进行一下沟通，就会让他们感到相当满意。有些客户需要得到极为详尽的书面报告，而有些客户则只需要通过电子邮件进行沟通就可以了。
5 确定自己需要从客户方得到的信息
信息传递是一个双向过程。项目经理往往只是注重把自己的信息向客户一股脑儿地和盘托出，却没有思考自己需要从客户那里得到哪些相应的信息——这一点，无论是从向项目经理提出更多要求这一角度上来讲，还是从向项目经理赋予更多职责的角度上讲，都对项目成功、对项目经理成功具有一定的帮助作用。
PMP小知识：Configuration Management Plan. 配置管理计划 项目管理计划的一个组成部分，用以说明如何在配置控制之下识别和解释项目参数，以及如何记录和报告项目参数的变更。Configuration Management System. 配置管理系统 用于跟踪项目参数和监控这些参数变更的程序的集合。Conformance. 一致性 质量管理体系中的一个通用概念，表示所交付的结果处于某质量要求的可接受偏差界限之内。
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